Secondo l'IFMA (l'Associazione Internazionale Facility Management) il Facility Management è “la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda”. Il suo compito principale è quello di “integrare i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”.
Si tratta, quindi, di un’attività di gestione delle risorse che – con strumenti come la progettazione, la pianificazione e l’erogazione di servizi di supporto ai vari dipartimenti aziendali – si occupa di aumentare l’efficacia dell’organizzazione, rendendola capace di adattarsi alle mutazioni tipiche del mercato.
Spiegato in questo modo il Facility Management appare un’attività facile da capire, ma ci sono ancora molti falsi miti che circondano questo mondo, vediamo insieme i più diffusi e cerchiamo di capire perché sono errati.
Falso. Il Facility Management non riguarda solo la gestione degli spazi fisici in cui i collaboratori di un’azienda svolgono la loro professione, non sono solo interventi rivoli alla manutenzione strutturale; il vero obiettivo è rendere gli edifici solidi e sicuri, ma anche ottimali alla produttività e operatività.
Si tratta, quindi, di una gestione degli spazi di lavoro mirata a renderli quanto più sicuri, funzionali e confortevoli possibile, in modo tale che i lavoratori possano svolgere la loro attività in condizioni ottimali oltre che in ambienti ben strutturati e non nocivi per la loro salute psicofisica.
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Falso. Il Facility Management ha come obiettivo evitare di dover affrontare emergenze dovute alla scarsa manutenzione delle strutture lavorative. Uno degli aspetti fondamentali dell’attività di questo tipo di gestione è proprio quello di prestare la massima attenzione a quelle che sono le manutenzioni ordinarie, soprattutto se previste dalla legge.
Falso. Gli interventi di Facility Management supportano i dipendenti nello svolgimento di molte delle proprie attività. Le più note e diffuse riguardano la gestione di servizi che sono o possono essere presenti nei luoghi di lavoro, come la mensa, la lavanderia, l’ufficio postale, gli archivi, la reception, i servizi di pulizia o quelli di manutenzione del verde, la gestione delle flotte auto e quella dei rifiuti.
Oggigiorno è sempre più importante offrire spazi confortevoli per dipendenti, clienti e chiunque si trovi a trascorrere il proprio tempo all’interno di una facility.
Il Facility Management ha quindi un impatto diretto sullo standard qualitativo e di efficienza dei luoghi di lavoro, che si concretizza in attività di progettazione degli spazi lavorativi, di organizzazione della logistica interna e di distribuzione dei sistemi di arredo.
Falso. I costi tipici sostenuti dalle imprese per manutenere i propri edifici vengono compensati attraverso una gestione intelligente del Facility Management che porta, sul lungo termine, ad un risparmio economico notevole.
Attraverso l’attività messa in atto dal Facility Manager e dal suo staff, infatti, l'azienda è in grado di concentrare con maggiore efficacia le risorse sugli obiettivi prefissati, ottimizzando la sua presenza sul mercato e riuscendo ad allinearsi ai trend del mercato.
Proprio per ottimizzare i costi del Facility Management, in tutto il mondo si sta facendo strada la scelta dell’outsourcing, con una crescita stimata al 6% all’anno.
I nostri consulenti sono in grado di individuare e intervenire sui punti di debolezza delle tue strutture aziendali.
Falso. Una gestione corretta delle risorse non solo garantisce alte prestazioni degli immobili, ma ne aumenta anche il valore. Immobili e impianti mantenuti correttamente e regolarmente, dureranno più a lungo nel tempo e ad un livello efficiente.
Grazie a FEAMS®, la piattaforma digitale da noi brevettata e creata per ottimizzare e razionalizzare gli interventi dei nostri collaboratori e i consumi energetici del tuo immobile, si può determinare il momento migliore per programmare le riparazioni, la manutenzione preventiva o la sostituzione di impianti o componenti, riducendo tempi di inattività e aumentando la produttività con un conseguente maggiore ritorno sull’investimento.
Inoltre immobili in linea con i criteri ESG e certificazione LEED sono premiati dal mercato, che oggigiorno riconosce nella sostenibilità non solo una scelta etica, ma un elemento decisivo per orientare le scelte di investimento.
Falso. L’ambito di intervento del Facility Management è talmente vasto da ricomprendere situazioni tipiche delle grosse ma anche delle medie e piccole imprese. Tutte queste realtà hanno bisogno, per essere produttive ed efficienti, di luoghi di lavoro idonei, qualificati e sicuri e, alcuni aspetti fondamentali non possono essere ignorati solo per essere una piccola realtà. Si pensi alla manutenzione e riqualificazione, ad esempio, degli impianti elettrici, di quelli di riscaldamento o di condizionamento, della ventilazione o del trattamento dell’aria. Oppure a tutte le varie esigenze che riguardano il controllo degli accessi all’interno dell’azienda, gli impianti di sicurezza e quelli relativi all’installazione di telecamere a circuito chiuso o la predisposizione delle strutture in applicazione delle normative antincendio.
Noi del Gruppo Fervo abbiamo una lunga e consolidata esperienza nell'ambito dei servizi di Facility Management.
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Falso. La pianificazione dei servizi ordinari e la gestione di eventuali emergenze sono solo il primo step di attività nella gestione delle risorse, cui fa seguito una seconda parte contraddistinta dall’attività di analisi dei risultati ottenuti. In particolare, in questa seconda fase assume particolare importanza la valutazione che viene eseguita sugli eventuali scostamenti che possono essere sorti tra quanto ipotizzato e quanto effettivamente ottenuto, tra i costi preventivati e quelli sostenuti. I servizi offerti vengono analizzati alla ricerca di eventuali sprechi o criticità, così che non vengano ripetuti in futuro.
Falso. Se è vero che un’attività di Facility Management svolta dall’interno dell’azienda consente di individuare in prima persona gli ambiti che richiedono un intervento finalizzato all’ottimizzazione della produzione, è altrettanto vero che l’esternalizzazione di certi servizi può risultare ancora più vantaggiosa.
I consulenti esterni sono in grado di avere una visione molto vasta della specifica situazione, grazie alla loro esperienza e agli aspetti simili già affrontati in altre situazioni, e indipendentemente da condizionamenti interni.
Secondo una ricerca della società americana McKinsey, nel 2021 la propensione all’outsourcing, ha superato il 50% del mercato globale del Facility Management in Europa, Medio Oriente e Nord America. Il Covid 19 ha sicuramente spinto e continua a spingere in questa direzione di esternalizzazione delle attività, ad esempio di quelle legate alla decontaminazione dei locali che richiedono il ricorso a misure specifiche messe in atto da personale specializzato non sempre presente in azienda.
La scelta di affidare il Facility Management all’esterno può rispondere all’esigenza di concentrare la propria attenzione di azienda sui soli aspetti produttivi, liberando risorse e affidando gli aspetti legati all’ottimizzazione dei processi a chi lo fa con continuità, per professione.
Mentre i consulenti del Gruppo Fervo si occupano di tutti i servizi di Facility Management dedicati ai tuoi ambienti di lavoro e alle persone che li abitano, tu potrai concentrarti unicamente sul tuo core business. Un’ipotesi da prendere in considerazione!
Falso. I vantaggi – economici e non – derivanti da una gestione dei luoghi di lavoro finalizzata a rendere più serena e sicura la presenza di chi li utilizza, sono sensibilmente superiori alle spese da affrontare.
Per quanto riguarda la difficoltà dell’utilizzo dei software, si tratta di un problema che può essere risolto affidandosi ad esperti del settore, che oltre a fornire lo strumento assicurano anche un’assistenza finalizzata al suo corretto uso. Il "venditore", soprattutto quando corrisponde a una società di consulenza affidabile, diviene così un vero e proprio partner strategico pronto a supportare in ogni momento il cliente.
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